A retenir dans l'agenda de l'Urfist ...

23/01/2017 : Dans le cadre d’un appel à projets « Soutien aux projets innovants de formation » (SPIF) émis par PSL (ANR 10-IDEX-0001-02), l’École a achevé en janvier 2017 la conception d’un tutoriel multimedia interactif en ligne sur les brevets d’invention , confiée à l’URFIST de Paris, administrativement rattachée à l’ENC.

22/08/2016 : Le nom de domaine du site de l'URFIST a changé. Au lieu de urfist.enc.sorbonne.fr, il faut désormais saisir l'adresse suivante : urfist.enc-sorbonne.fr.
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Notes de la présentation de Juliette Robain, responsable de formation sur la salle d'autoformation de Sainte-Geneviève et extrait du bilan à 3 mois


La bibliothèque Sainte-Geneviève est une bibliothèque inter-universitaire et publique. Elle ne dépend pas d'une université unique et ne rentre donc pas dans des cursus spécifiques ; elle reçoit tout type de public.

  • RÉSUMÉ DU PROJET : Ce projet a été lancé fin 2011 en s'appuyant sur un groupe de travail de l'ENSSIB. Des actions de formations des lecteurs existaient déjà depuis 2008 (formation pour les doctorants en partenariat avec Paris 3). Une étude de faisabilité a été donc menée avec l'ENSSIB : étude de terrain et visites de l'existant, enquête du public, étude sur les contenus.
    Un stagiaire a testé et choisi les plateformes d'auto-formation.

On soulignera le travail en gestion de projet pour la réalisation de cet espace, il n'est pas uniquement conçu pour son matériel et ses accès en ligne, mais un projet accompagne cette réalisation.

  • SON LIEU : Le local se trouve dans la salle de références de la bibliothèque qui se trouve derrière l'immense salle de lecture. Ce n'est donc ni un lieu d'entrée, ni un lieu de passage. La difficulté de visibilité et de mise en valeur de l'emplacement engendrera un besoin de communication pour faire connaître le lieu et ses activités.
     
  • SES ACTIVITÉS : Proposer des outils pour la réalisation des travaux universitaires des étudiants : recherche documentaire, gestion bibliographique, ressources électroniques, outils bureautiques, utilisation du portail et des catalogues …
     
  • L'ENCADREMENT : 6 moniteurs engagés sur 3 mois et sélectionnés sur leurs aptitudes aux outils numériques et à la pédagogie. Chacun est spécialisé dans un domaine.
     
  • LES ANIMATIONS : Le matin : formation en groupe. Les sessions sont proposées dans un catalogue avec une inscription en ligne. Exemple de formation : Zotero, flux RSS, recherche dans les catalogues.
    Accès libre l'après-midi de 13 h à 22 h, en auto-formation tutoré par un moniteur. Deux demandes assez distinctes : l'une pour approfondir et individualiser les formations données le matin ; l'autre pour consulter les plateformes d'auto-formation en bureautique et multimédia. Ces plateformes sont également accessibles en ligne après inscription gérée par la bibliothèque.
     
  • LE PUBLIC : C'est un espace ouvert à tous les lecteurs de la bibliothèque, il est utilisé par des étudiants étrangers ou en reprise d'étude et également par les étudiants LMD. La proximité des moniteurs avec des échanges plus riches qu'en bureau d'accueil ou de renseignement a participé à évaluer les besoins et attentes des usagers (100 personnes en formation, 170 en d'autoformation).

Voici plus en détail la description des attentes du public relevée dans le bilan de Juliette Robain

1.1 Fonction autoformation.

Deux plate-formes d’autoformation aux outils informatiques étaient proposées aux lecteurs : ENI et Tout Apprendre. Ces plate-formes permettent un apprentissage autonome de nombreux logiciels bureautique et multimédia sous forme de cours vidéos ou d’exercices guidés.

Environ 50 inscriptions ont été réalisées sur les deux plateformes.

Si certains lecteurs ont pris l’habitude de les utiliser sur place, l’un des atouts de ces outils est leur accessibilité à distance.

Ce service encore peu connu répond à une attente, mais l’espace physique de la salle de formation n’est pas nécessaire puisqu’en général seule l’inscription et une petite démonstration du fonctionnement y sont réalisées.

Le menu Formation du site internet propose l’accès à un certain nombre d’outils et modes d’emploi permettant également d’accéder à des ressources d’autoformation.

Il serait utile de mettre à jour et de développer ce travail, mais il serait intéressant de pouvoir obtenir du service informatique des statistiques sur la consultation de ces pages, si cela est possible.

1.2 Accompagnement à l’utilisation d’outils informatiques

Les questions posées aux moniteurs présents ont permis de constater certains besoins des lecteurs, à la fois en terme d’accès à certains outils et en terme d’aide à leur utilisation :

  • accès au courrier électronique (aide à la création et à la consultation de boîtes mails, consultation et récupération de documents de travail).
  • conversion de fichiers, questions sur les différents formats et leur compatibilité.
  • récupération de documents sur des boîtes mails pour pouvoir les imprimer depuis d’autres postes.
  • travail sur des documents dans des formats non compatibles avec les logiciels de la salle de référence (Microsoft Office / Open office).
  • Aide à l’utilisation de Word : mise en page, gestion d’index…

Les moniteurs avaient été recrutés notamment sur leur aisance sur le maniement des outils informatiques, et ont donc pu aider les lecteurs sur ce type de questions.

L’ensemble des collègues en SP n’a pas le même niveau de compétence sur ces outils et ne peut donc pas toujours aider les lecteurs qui en ont besoin.

Il serait donc intéressant de mettre en place avec le service informatique des formations sur ces questions, pour pourvoir proposer ce type de services aux lecteurs.

Il y a eu quelques demandes sur des logiciels que nous ne proposons pas, mais sur lesquels nous proposons des outils d’autoformation, notamment sur les questions de traitement de l’image, de mise en page, de création de sites web. Il pourrait être envisagé l’installation de logiciels libre et l’acquisition de logiciels pour les mettre à la disposition des lecteurs. Le choix devra être fait en fonction de l’orientation donnée à ce service.

1.3 Accompagnement en suivi de formation

La disponibilité de l’équipe des moniteurs a permis aux lecteurs qui avaient suivi des formations de revenir passer du temps sur des points précis. Les lecteurs ont apprécié ce service « personnalisé » sur les sujets traités en formation : interrogation du catalogue, du SI, de certaines bases de données, fonctionnement du logiciel de gestion bibliographique Zotero.

Cela a montré l’intérêt de proposer à l’issue des formations un temps libre adapté aux questions particulières de lecteurs.

1.4 Autres demandes

La présence de postes informatiques inoccupés a suscité des demandes d’utilisation : il avait été décidé de réserver la salle exclusivement aux questions de formation ou de recherche documentaire, il a donc été répondu par la négative.

Il faudra décider si l’usage de cette salle est plus largement ouvert, et sur quels critères.

 

EN CONCLUSION : Sur 3 mois, le bilan est intéressant. Ajoutons 2 points importants : l'amorce de réalisation de tutoriels sur les outils documentaires par domaine (demande beaucoup de temps et 3 mois sont insuffisants) ; la satisfaction des utilisateurs qui sont en même temps libres de consulter l'apprentissage dont ils ont besoin et d'être accompagné d'un tuteur s'ils le souhaitent.
Sur 3 mois, on ne peut pas juger du nombre de personnes utilisatrices du lieu ; par contre, ces 3 mois auront servi a adapter le projet aux attentes du public et à analyser les ressources pédagogiques disponibles en ligne et utiles aux étudiants.

Quelques problématiques relevées : une réflexion vers l'évolution de la formation et des bibliothèques.

  • L'articulation formation/ suivi post-formation dans les temps d'auto-formation accompagnée est intéressante en pédagogie et comment la développer ?

  • L'auto-formation accompagnée sur les plateformes de tutoriels. Quelles sont l'interaction et les compétences du moniteur ? Pourra-t-on l'étendre à des cursus de formation ?

  • Le problème de la pérennité des moniteurs-étudiants ou le manque de qualification du personnel de bibliothèques pour animer cet espace. Quel est l'avenir et le rôle prédominant du personnel ?

  • Comment faire connaître le lieu : besoin de  visibilité dans l'espace. Est-ce aussi un lieu de travail avec du matériel pour les étudiant qui en manquent (extension vers le travail collaboratif pour les personnes isolées ?) ?

  • Comment faire connaître l'offre : lisibilité des activités et des services. Lieu d'échanges pour relever les besoins et les usages des utilisateurs. L'inscrire dans une gestion de projet.

 

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